Por Dayani Centeno Torres, Palabrería-Servicios de Comunicación
Muchas situaciones amenazan las operaciones, la reputación y, en caso extremo, la existencia de un negocio u organización. Nuestra temporada de huracanes caribeña es una de las situaciones más manejables, pues su ciclo anual nos permite algo de preparación. Decimos ‘algo’, porque el Huracán María nos enseñó que siempre hay impredecibles.
Iniciada la temporada de huracanes de 2018, sabemos que:
Nuestros sistemas de energía eléctrica y de telecomunicaciones son más frágiles que antes.
Muchas carreteras y accesos todavía no están en óptimas condiciones.
La radio sigue siendo un gran medio de comunicación masiva.
Mientras mejor comunicados y coordinados estemos con nuestra gente (familiares, empleados, vecinos, suplidores, clientes), más rápida será nuestra recuperación.
Ya muchas empresas empezaron sus preparativos con equipos de energía solar y teléfonos satelitales. Sospechamos que los preparativos de comunicación no están tan adelantados. Así que aquí algunas sugerencias.
- Prepare un manual de manejo de crisis. Este manual aplica a diversas situaciones –desde un desastre natural hasta un accidente industrial. Así que el diseño del mismo es una de sus mejores inversiones para el futuro de su negocio u organización. Esta será la guía para su equipo en caso de emergencia, cuando los nervios o la confusión pueden costarle tiempo valioso. El manual aborda los posibles riesgos e indica pasos a seguir que le encaminarán hacia la recuperación.
- Actualice su directorio de contactos. Tenga un directorio impreso con los números telefónicos importantes para su operación. Incluya a las autoridades de seguridad de su pueblo, a su consultor en comunicaciones, a personas clave de su equipo. Incluya también a la emisora radial de su región, en caso de que tenga que informar sobre la apertura o cierre de su organización.
- Designe un equipo de respuesta a emergencias. Este equipo llamará a las personas adecuadas según la situación, usará el manual de manejo de crisis y tomará decisiones rápidas de ser necesario. Debe incluir un experto en comunicaciones y al menos un portavoz oficial, debidamente preparado, quien será responsable de comunicar los mensajes oficiales.
- Redacte libretos básicos con los mensajes más importantes para distintas situaciones. Los nervios nos traicionan en momentos de crisis, y tener ideas generales de lo que debemos decir a los empleados o al público general nos alivia la carga emocional.
- Diseñe un método sencillo para recoger información. Tal vez sea establecer cadenas de llamadas telefónicas o mensajes de textos entre departamentos o vecinos. La idea es tener información certera para tomar decisiones.
- Proteja lo más valioso.Tenga planes de evacuación para su gente; sistemas de protección para la propiedad; y protocolos para salvaguardar los datos de su organización.
- A la hora de informar a los empleados o al público, sea honesto y evite mensajes alarmistas.
¿Necesita ayuda con su plan de manejo de crisis? Escríbanos a info@palabreriapr.com y hablemos sobre cómo apoyarle en este ejercicio tan importante para el futuro de su organización.
